Kebijakan Privasi

Pengantar

Kebijakan Privasi ini dikeluarkan oleh Smart Genius Indonesia selaku pengendali data pribadi (data controller) yang mengelola platform SMARTCPNS. Dokumen ini disusun mengacu pada Undang-Undang No. 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi (UU PDP) dan peraturan turunannya.

Dengan mendaftarkan akun atau menggunakan layanan kami, Anda menyatakan telah membaca dan memahami kebijakan ini, serta memberikan persetujuan atas pemrosesan data pribadi sebagaimana dijelaskan di bawah.

Ruang lingkup

• Berlaku untuk seluruh kanal kami: situs smartcpns.id, aplikasi Android & iOS, aplikasi desktop, serta saluran komunikasi resmi (email, WhatsApp, media sosial).
• Berlaku untuk seluruh pengunjung, pendaftar akun, peserta tryout, dan siswa berbayar.
• Tidak berlaku untuk layanan pihak ketiga yang tertaut dari platform kami — silakan baca kebijakan privasi masing-masing.

Data yang kami kumpulkan

Kami mengelompokkan data yang kami kumpulkan ke dalam tiga kategori berikut:

1. Data identitas & akun

• Nama lengkap, jenis kelamin, tanggal lahir.
• Alamat email, nomor telepon (WhatsApp), kota domisili, asal sekolah/universitas.
• Username, kata sandi (tersimpan dalam bentuk hash, tidak dalam teks asli), serta foto profil bila diunggah.

2. Data transaksi & pembelajaran

• Paket yang dibeli, metode pembayaran, tanggal transaksi, dan status pelunasan.
• Progres belajar: modul yang dibuka, durasi sesi, jawaban tryout, skor, dan ranking.
• Riwayat komunikasi dengan tim layanan pelanggan dan tutor.

3. Data teknis & perangkat

• Alamat IP, jenis perangkat, sistem operasi, dan versi aplikasi/peramban.
• Data log: waktu login, halaman yang diakses, tindakan klik & interaksi (untuk analitik produk).
• Identifier perangkat (FCM token) untuk pengiriman notifikasi push.

Kami tidak mengumpulkan data sensitif seperti agama, orientasi politik, kondisi kesehatan, atau data biometrik. Nomor identitas (KTP/NIK) hanya kami minta bila diperlukan untuk verifikasi peserta tryout berhadiah, dan disimpan terpisah dengan enkripsi.

Cara kami mengumpulkan data

Data Anda kami peroleh melalui beberapa cara, baik secara langsung dari Anda maupun secara otomatis ketika Anda menggunakan layanan kami:

• Anda berikan secara langsung ketika mendaftar, mengisi profil, mengikuti tryout, melakukan pembelian, atau menghubungi tim kami.
• Otomatis dari perangkat Anda ketika Anda mengakses platform — misalnya alamat IP, jenis browser, dan halaman yang dilihat.
• Dari pihak ketiga resmi seperti penyedia pembayaran (Midtrans, Xendit), penyedia login sosial (Google), atau mitra pemasaran — sebatas data yang Anda izinkan untuk dibagikan.
• Cookies & teknologi serupa sebagaimana dijelaskan pada bagian 07.

Tujuan penggunaan data

Kami memproses data pribadi Anda hanya untuk tujuan yang sah dan terukur berikut:

• Menjalankan layanan inti— membuat & memelihara akun, memberikan akses materi, menyajikan tryout dan pembahasan, serta menghitung ranking.
• Memproses transaksi — memverifikasi pembayaran, menerbitkan invoice/kuitansi, dan mengelola pengembalian dana.
• Komunikasi layanan — pengingat jadwal live class, hasil tryout, notifikasi penting terkait akun.
• Dukungan pelanggan — menanggapi pertanyaan, keluhan, dan permintaan teknis.
• Peningkatan kualitas — analisis penggunaan secara agregat dan anonim untuk memperbaiki materi, soal, dan antarmuka.
• Pemasaran terbatas — pemberitahuan paket baru, diskon, dan event — hanya jika Anda menyetujuinya. Anda dapat berhenti berlangganan kapan saja.
• Kepatuhan hukum — pemenuhan kewajiban perpajakan, audit, dan permintaan otoritas yang berwenang.

Dasar hukum pemrosesan

Sesuai Pasal 20 UU PDP, kami memproses data pribadi Anda berdasarkan satu atau lebih dasar hukum berikut:

• Persetujuan yang Anda berikan secara eksplisit pada saat pendaftaran atau saat menyetujui kebijakan ini.
• Pelaksanaan kontrak antara Anda dan kami — yaitu penyediaan Paket pembelajaran yang Anda beli.
• Kewajiban hukum seperti pencatatan transaksi untuk keperluan pajak.
• Kepentingan sah yang seimbang, misalnya untuk mencegah penyalahgunaan akun, kecurangan ujian, atau serangan siber.
• Pelindungan kepentingan vital dalam keadaan darurat yang mengancam keselamatan subjek data.

Pembagian data kepada pihak ketiga

Kami tidak pernah menjual data pribadi Anda. Data hanya kami bagikan kepada pihak ketiga yang terbatas dan terikat perjanjian kerahasiaan, sejauh diperlukan untuk menjalankan layanan:

• Penyedia pembayaran (mis. Midtrans, Xendit) — untuk memproses transaksi Anda.
• Penyedia infrastruktur (hosting, cloud storage, CDN) yang tunduk pada standar keamanan internasional.
• Penyedia analitik & notifikasi (mis. Google Analytics, Firebase) — dalam bentuk data agregat/anonim sejauh memungkinkan.
• Mitra penyelenggara tryout berhadiah — hanya data peserta yang relevan, atas persetujuan Anda.
• Otoritas berwenang ketika diwajibkan oleh peraturan, putusan pengadilan, atau permintaan resmi penegak hukum.

Daftar penyedia pihak ketiga yang aktif dapat kami berikan atas permintaan tertulis ke [email protected].

Cookies & teknologi pelacakan

Kami menggunakan cookies dan teknologi serupa (local storage, pixel, session token) untuk menjalankan dan menyempurnakan layanan. Cookies kami kelompokkan menjadi:

• Esensial — diperlukan agar Anda tetap login, agar tryout berjalan, dan agar transaksi aman. Tidak dapat dimatikan.
• Preferensi — menyimpan pengaturan seperti bahasa, mode gelap, dan paket terakhir yang Anda lihat.
• Analitik — membantu kami memahami pola penggunaan secara agregat. Dapat dinonaktifkan lewat pengaturan peramban.
• Pemasaran — hanya aktif bila Anda menyetujui banner persetujuan cookie. Anda dapat menarik persetujuan kapan saja.

Anda dapat mengelola atau menghapus cookies melalui pengaturan peramban. Menonaktifkan cookies esensial akan membatasi fungsi layanan tertentu.

Keamanan data

Kami menerapkan langkah-langkah teknis dan organisatoris yang wajar untuk melindungi data pribadi Anda dari akses, perubahan, atau pengungkapan yang tidak sah:

• Enkripsi TLS 1.3 untuk seluruh lalu lintas antara perangkat Anda dan server kami.
• Penyimpanan kata sandi dalam bentuk hash (bcrypt) — tim kami tidak pernah mengetahui kata sandi Anda.
• Kontrol akses berbasis peran (RBAC) untuk staf, dengan audit log atas seluruh akses data sensitif.
• Pencadangan terenkripsi secara berkala dan rencana pemulihan bencana (disaster recovery).
• Verifikasi dua langkah (2FA) tersedia secara opsional pada pengaturan akun Anda — sangat kami sarankan.

Apabila terjadi insiden kebocoran data yang berdampak pada Anda, kami akan memberitahukan paling lambat 3 × 24 jam sejak insiden diketahui, sesuai ketentuan UU PDP.

Penyimpanan & retensi data

Kami menyimpan data pribadi hanya selama diperlukan untuk tujuan pengumpulannya, atau selama diwajibkan oleh peraturan yang berlaku.

• Data akun aktif — disimpan selama akun Anda aktif dan hingga 12 bulan setelah akun ditutup, untuk mengantisipasi reaktivasi.
• Data transaksi & pajak — disimpan minimal 10 tahun sesuai UU Ketentuan Umum dan Tata Cara Perpajakan.
• Data log & analitik — disimpan maksimal 24 bulan, lalu dihapus atau dianonimkan.
• Data komunikasi pelanggan — disimpan maksimal 3 tahun untuk keperluan audit kualitas layanan.

Setelah masa retensi berakhir, data akan dihapus secara permanen atau diubah menjadi data anonim yang tidak lagi dapat dikaitkan dengan individu manapun.

Hak Anda sebagai subjek data

Sesuai UU PDP, Anda memiliki sejumlah hak atas data pribadi Anda yang kami kelola. Anda dapat mengajukan permintaan untuk:

• Akses — meminta salinan data pribadi Anda yang kami simpan.
• Koreksi — memperbaiki data yang tidak akurat atau tidak lengkap.
• Penghapusan — meminta penghapusan data (right to be forgotten), tunduk pada kewajiban hukum yang masih berlaku.
• Pembatasan — menghentikan sementara pemrosesan tertentu (mis. pemasaran).
• Portabilitas — meminta data Anda dalam format yang dapat dibaca mesin (CSV/JSON).
• Penarikan persetujuan — menarik kembali persetujuan yang sebelumnya Anda berikan.
• Keberatan — menolak pemrosesan untuk tujuan pemasaran langsung.
• Pengajuan keluhan — kepada lembaga pengawas data pribadi yang berwenang.

Permintaan dapat dikirim ke [email protected]. Kami akan merespons dalam maksimal 30 hari kerja sejak permintaan terverifikasi.

Anak di bawah umur

SMARTCPNS dapat diakses oleh peserta yang sedang mempersiapkan seleksi sekolah kedinasan, termasuk lulusan SMA/MA/SMK yang sebagian masih berusia di bawah 18 tahun.

• Pengguna berusia di bawah 17 tahun wajib mendapat persetujuan dari orang tua atau wali untuk membuat akun dan menyetujui kebijakan ini.
• Kami tidak secara sengaja mengumpulkan data dari anak di bawah 13 tahun. Apabila kami mengetahui hal tersebut, akun akan kami tutup dan data akan kami hapus.
• Orang tua/wali berhak meninjau, meminta penghapusan, atau menolak pemrosesan lanjutan atas data anak — silakan hubungi kami melalui kontak privasi.

Perubahan kebijakan & kontak

Kami dapat memperbarui Kebijakan Privasi ini dari waktu ke waktu untuk mencerminkan perubahan layanan, peraturan, atau praktik terbaik industri.

• Perubahan signifikan akan diinformasikan melalui email terdaftar dan/atau notifikasi pada aplikasi minimal 14 hari sebelum berlaku efektif.
• Versi terbaru selalu tersedia pada halaman ini, lengkap dengan tanggal pembaruan.
• Penggunaan layanan setelah tanggal efektif perubahan dianggap sebagai persetujuan atas kebijakan yang baru.

Hubungi Petugas Perlindungan Data (DPO) kami

Untuk pertanyaan, permintaan akses/koreksi/penghapusan data, atau pelaporan insiden privasi, silakan hubungi: